Cómo controlar la documentación (versiones y aprobaciones) con Qiso
La documentación es la columna vertebral de cualquier Sistema de Gestión de Calidad. Pero el control documental ISO 9001 suele ser el primer punto donde las empresas flaquean: documentos sin versión clara, procedimientos aprobados por correo electrónico, varias copias del mismo fichero circulando por la empresa... El auditor lo detecta en minutos. La cláusula 7.5 de la ISO 9001:2015 establece exactamente qué debes controlar y cómo. En este artículo te explicamos qué exige la norma y cómo gestionarlo paso a paso con Qiso.
Qué pide la norma (cláusula 7.5)
La cláusula 7.5 (Información documentada) tiene tres partes:
7.5.1 General: El SGC debe incluir la información documentada que la norma exige explícitamente, más la que la organización determine necesaria para la eficacia del sistema.
7.5.2 Creación y actualización: Al crear o actualizar información documentada, la organización debe asegurarse de que está identificada y descrita (título, fecha, autor, referencia), tiene el formato y soporte adecuados, y es revisada y aprobada en cuanto a su idoneidad y adecuación antes de su uso.
7.5.3 Control de la información documentada: Los documentos deben estar disponibles donde y cuando se necesiten, protegidos (confidencialidad, uso indebido, pérdida de integridad) y sujetos a control de cambios (actualizaciones identificadas, versiones obsoletas retiradas de circulación). Además, los documentos de origen externo que la organización determine como necesarios para la planificación y operación del SGC deben identificarse y controlarse.
El auditor busca tres cosas concretas: que los documentos tienen una versión aprobada identificable, que las versiones obsoletas no están en uso, y que hay evidencia de que la revisión y aprobación ocurrieron de verdad, no solo de palabra.
El problema sin herramienta
En la mayoría de pymes, el control documental acaba así:
- Versiones en el nombre del fichero:
Procedimiento_compras_v3_FINAL_ok_nuevo.docx. Nadie sabe cuál es la última versión real. - Aprobación por correo: "Sí, aprobado". El auditor pide la evidencia formal de aprobación y no existe.
- Distribución informal: el procedimiento actualizado se manda por WhatsApp. Tres meses después, la mitad del equipo sigue trabajando con la versión anterior sin saberlo.
- Documentos externos sin control: la norma de referencia, el plano del cliente, el reglamento aplicable... guardados en carpetas de red sin ningún registro de que se han revisado o de que están vigentes.
- Sin listado maestro: si el auditor pregunta "¿cuántos documentos tiene vuestro SGC?", no hay respuesta rápida ni fiable.
El resultado es un sistema documental que existe sobre el papel pero que no se controla de verdad. Es uno de los hallazgos más frecuentes en la primera auditoría de certificación.
Paso a paso con Qiso
1. Crea el documento en borrador
En Qiso, ve a Documentos › Nuevo documento. Define:
- Título del documento (ej: Procedimiento de compras) y código interno (ej: PRO-002).
- Tipo: Procedimiento, Instrucción de trabajo, Registro, Política, Manual, Formulario u otros.
- Proceso al que pertenece y responsable de elaboración (rol Elabora).
- Descripción o resumen del alcance del documento.
El documento se crea en estado Borrador: visible para los responsables asignados, pero todavía no en vigor.
2. Asigna roles documentales y lanza la revisión
El ciclo de control documental en Qiso sigue tres roles explícitos:
| Rol | Quién | Qué hace |
|---|---|---|
| Elabora | Técnico o responsable del proceso | Redacta y sube el documento |
| Revisa | Responsable de área o de calidad | Verifica la corrección técnica del contenido |
| Aprueba | Dirección o responsable designado | Da el visto bueno formal antes de publicar |
Una vez el documento está listo, el elaborador lo pasa a En revisión. El revisor recibe una notificación y valida el contenido. Si todo es correcto, lo mueve a En aprobación. El aprobador da el visto bueno y el documento pasa a Vigente.
Cada cambio de estado queda registrado en el historial inmutable del documento: quién revisó, quién aprobó, cuándo y con qué comentarios.
3. Crea una nueva versión cuando el documento cambia
Cuando hay que actualizar un documento (cambio de proceso, requisito nuevo, mejora detectada en auditoría), no se edita el documento aprobado directamente. En Qiso, se crea una nueva versión a partir del vigente.
La nueva versión pasa por el mismo ciclo completo (Borrador → En revisión → En aprobación). Cuando se aprueba, Qiso hace dos cosas de forma automática:
- La nueva versión pasa a estado Vigente.
- La versión anterior pasa a estado Obsoleto y queda archivada (accesible para consulta histórica, pero claramente marcada como no vigente).
Al crear la nueva versión puedes añadir una nota de cambio: qué ha cambiado y por qué. Ese comentario queda vinculado a la versión y visible en el historial, lo que facilita el seguimiento de la evolución del documento.
4. Gestiona documentos de origen externo
Algunos documentos no los elabora la empresa: normas sectoriales, especificaciones de cliente, planos, reglamentos legales. La ISO 9001 exige identificarlos y controlarlos igual que los internos.
En Qiso, al crear el documento puedes marcarlo como documento externo e indicar la fuente (ej: AENOR - UNE-EN ISO 9001:2015). Estos documentos no siguen el flujo de aprobación interna (el organismo externo es quien los aprueba), pero quedan registrados en el inventario del SGC y bajo control.
5. Consulta "Mis pendientes"
La vista Mis pendientes muestra a cada usuario los documentos que están esperando su acción: documentos para revisar, para aprobar o que requieren atención. Es el centro de control del flujo documental, sin necesidad de buscar en bandejas de correo ni recordar dónde estaba cada expediente.
Cuando un documento pasa a Vigente, el elaborador recibe en esta misma vista la tarea de difundirlo. Al ejecutar esa acción, Qiso envía una notificación por email a las personas designadas y guarda el registro de esa difusión. Así queda evidencia formal de que el personal fue informado de la nueva versión —una de las cosas que el auditor pide para verificar la cláusula 7.5.3 (disponibilidad y control de la información documentada).
6. Exporta el listado maestro
La ISO 9001 no exige explícitamente un "listado maestro de documentos" como figura con ese nombre, pero es la forma más práctica de demostrar al auditor que tienes todos los documentos identificados y bajo control. En Qiso, el listado maestro se exporta en formato TSV (importable en Excel) e incluye: código, título, versión vigente, estado, proceso asociado, responsable y fecha de última aprobación.
Qué evidencia queda lista para el auditor
Al seguir este flujo en Qiso, el auditor puede revisar:
- ✅ Listado maestro completo con todos los documentos, versiones vigentes y estados.
- ✅ Historial de aprobación de cada documento: quién revisó, quién aprobó, cuándo y con qué comentarios.
- ✅ Control de versiones: la versión vigente es única; las anteriores están archivadas como Obsoleto.
- ✅ Notas de cambio en cada versión: qué cambió y por qué.
- ✅ Documentos externos identificados y registrados en el inventario del SGC.
- ✅ Registro de difusión que demuestra que el personal fue notificado de cada versión vigente.
Todo en un único sistema, sin carpetas de red, sin versiones en el nombre del fichero.
Un caso práctico: la instrucción que nadie anuló
Una empresa de servicios actualiza su instrucción de trabajo para atención al cliente. El responsable edita el Word, lo manda por correo con el asunto "Nueva versión del procedimiento" y guarda el fichero en la carpeta compartida, sobreescribiendo el anterior.
Tres meses después, el auditor pide ver el historial de cambios. No existe. Pide ver quién aprobó la versión actual. No hay evidencia formal. Pide confirmar que todos los empleados tienen la versión correcta. No hay registro de distribución. Resultado: tres hallazgos de auditoría por un solo procedimiento.
Con Qiso, la nueva versión habría pasado por el flujo completo (Borrador → En revisión → En aprobación), la versión anterior habría quedado como Obsoleto de forma automática, y el historial inmutable habría registrado quién y cuándo aprobó cada versión.
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¿Quieres profundizar en otros módulos? Consulta nuestra guía principal Primeros pasos para conseguir la ISO 9001 en tu empresa con Qiso, o sigue leyendo sobre cómo definir el alcance y la política de calidad con Qiso y cómo elaborar la matriz de riesgos y oportunidades con Qiso.