Cómo realizar una evaluación de proveedores apta para la ISO 9001 con Qiso
Cuando el auditor de certificación repasa tu sistema de gestión de calidad, una de las preguntas que siempre hace es: "¿Cómo controlas a tus proveedores?" La cláusula 8.4 de la ISO 9001:2015 exige que demuestres que evalúas, seleccionas y supervisas a quienes suministran productos o servicios que afectan a tu calidad. En este artículo te explicamos qué pide exactamente la norma y cómo completar una evaluación de proveedores ISO 9001 paso a paso usando Qiso, dejando toda la evidencia lista para la auditoría.
Qué pide la norma (cláusula 8.4)
La ISO 9001 no te dice que tengas un proveedor concreto ni que pagues el precio más bajo. Te pide que:
- Evalúes y selecciones a los proveedores en función de su capacidad para cumplir tus requisitos.
- Mantengas criterios de evaluación, seguimiento y reevaluación periódica.
- Conserves la información documentada de esas evaluaciones como evidencia objetiva.
En resumen: el auditor quiere ver que no eliges proveedores al azar y que tienes datos que respalden cada decisión.
El problema sin herramienta
La mayoría de pymes gestiona la evaluación de proveedores con una hoja Excel que alguien actualiza (o no) cada año. Los síntomas clásicos:
- Sin criterios objetivos: la nota del proveedor depende de quién rellena la hoja ese día.
- Sin historial: si el proveedor tiene un incidente, no hay forma rápida de ver si es reincidente.
- Documentación dispersa: el certificado ISO del proveedor está en un correo de 2022, el contrato en otra carpeta, y la última evaluación en el escritorio de alguien que ya no trabaja en la empresa.
- Sin alertas: nadie sabe que un proveedor lleva 14 meses sin evaluar hasta que el auditor lo señala.
El resultado: el auditor anota una no conformidad por falta de control de proveedores externos, uno de los hallazgos más frecuentes en auditorías de primera certificación.
Paso a paso con Qiso
1. Crea la ficha del proveedor
En Qiso, ve a Proveedores y crea un nuevo proveedor. Los campos clave:
- Nombre, CIF, sector y persona de contacto — datos básicos para identificarlo.
- Estado inicial: En evaluación (pasará a Homologado, Bloqueado o Baja según las evaluaciones).
- Materias primas o servicios que suministra — añade las fichas de cada producto con sus criterios de aceptación y especificaciones técnicas.
2. Define y registra la evaluación
Cada evaluación en Qiso puntúa al proveedor en cuatro criterios ponderados:
| Criterio | Qué mides |
|---|---|
| Calidad | Defectos, rechazos, conformidad con tus especificaciones |
| Entrega | Cumplimiento de plazos, porcentaje de entregas a tiempo |
| Precio | Competitividad y estabilidad de tarifas |
| Servicio | Respuesta ante incidencias, flexibilidad, comunicación |
Rellena cada criterio del 1 al 10 y añade un comentario libre. Qiso calcula automáticamente la nota media ponderada y actualiza el estado del proveedor:
- ≥ 7: se mantiene o pasa a Homologado
- 5–7: queda en En evaluación y se recomienda plan de mejora
- < 5: pasa automáticamente a Bloqueado
3. Registra incidencias
Cuando un lote llega defectuoso o se produce un retraso importante, registra una incidencia en la ficha del proveedor: descripción, fecha, impacto y resolución. Esto construye el historial objetivo que el auditor pedirá.
Si la incidencia afecta a producto ya puesto en circulación, desde Qiso puedes abrir una no conformidad directamente vinculada al proveedor, dejando la trazabilidad completa en un solo clic.
4. Gestiona las inspecciones de recepción
Para materias primas o componentes críticos, Qiso incluye un módulo de inspecciones de recepción por lote: registra el número de lote, el resultado (Conforme / No Conforme / En Cuarentena) y las mediciones realizadas. Si el lote se rechaza, queda registrado y vinculado a la evaluación del proveedor.
5. Sube los documentos de homologación
El auditor también revisará que tienes en regla los documentos del proveedor: certificado ISO, seguro de responsabilidad civil, fichas técnicas, contratos. En Qiso, sube cada documento en la pestaña Documentos de homologación con:
- Tipo de documento (CertISO / Seguro / Ficha Técnica / Contrato / Otro)
- Fecha de caducidad
Qiso calcula automáticamente si el documento está Vigente, Por caducar (< 30 días) o Caducado, y genera alertas en el Dashboard para que nunca se te pase una renovación.
6. Consulta los informes analíticos
Antes de la auditoría, revisa el informe por proveedor en Qiso: evolución de la nota a lo largo del tiempo, número de incidencias, tasa de conformidad de los lotes inspeccionados. Si la tendencia es negativa, tienes la evidencia de que has detectado el problema y estás actuando.
También puedes ver el informe por familia de producto: ¿cuál es la tasa de conformidad de todos los proveedores de acero? ¿Y de los de embalaje? Una visión que te ayuda a priorizar dónde actuar.
Qué evidencia queda lista para el auditor
Al terminar este proceso en Qiso, el auditor puede revisar:
- ✅ Listado de proveedores homologados con su estado actual y fecha de última evaluación.
- ✅ Historial de evaluaciones con criterios objetivos y puntuaciones.
- ✅ Registro de incidencias y su resolución vinculado a cada proveedor.
- ✅ Inspecciones de recepción con trazabilidad por lote.
- ✅ Documentos de homologación vigentes y con fecha de caducidad controlada.
Todo esto en un único sistema, sin necesidad de preparar nada especial antes de la visita.
Reevaluación periódica: no olvides el ciclo
La ISO 9001 exige reevaluación periódica, no solo una evaluación inicial. Qiso genera una alerta automática cuando un proveedor lleva más de 12 meses sin evaluación, para que el responsable de compras tenga siempre el ciclo activo. Así cumples el requisito de "seguimiento y reevaluación" sin depender de que nadie lo recuerde.
¿Listo para homologar a tus proveedores con criterios objetivos? Prueba Qiso gratis durante 14 días y ten la cláusula 8.4 cubierta antes de que llegue el auditor.
¿Quieres profundizar en otros módulos de la ISO 9001? Consulta nuestra guía principal Primeros pasos para conseguir la ISO 9001 en tu empresa con Qiso, o sigue leyendo sobre cómo registrar no conformidades y acciones correctivas y cómo planificar auditorías internas.